вторник, 28 июня 2011 г.

Сопровождение пользователей SharePoint

Весьма часто системные администраторы слышат от пользователей SharePoint "А почему другие видят мой документ?" или "А почему другие могут изменять его?". На практике, как правило, подобные ситуации заканчиваются созданием отдельной папки для документов и жестким ограничением прав «всех и вся» кроме тех, кто собственно спрашивал. Но по факту получаем новую порцию вопросов и предложений из разряда «Давайте перенесем этот файлик в общую папку для всех, но ответственным за него будет отдельный человек, я ему продиктую по почте, что там менять». Такой подход – зло. Причем как для пользователей, так и для заваленных кучей вопросов администраторов. И даже когда, казалось бы, все и все понимают, появляется новенький, который обязательно выложит скан чей то визы в общий список файлов для работы. Само собой винить его никто не станет, просто будет поручен вопрос создания инструкций. Кому? Ответ очевиден – тому, кто знает, где какие права даны, ну и в лучшем случае ему в помощь выделят секретаря (!?), потому что как минимум о половине проблем офиса он (она) знает. В итоге может возникнуть натянутость в отношениях с персоналом, ведь теперь есть документ и любой, казалось бы, очевидный момент (нельзя закрывать чужую задачу, удалять «не свой» документ) потребуется описать в вольном стиле на двадцати страничной инструкции по использованию документооборота, которую, к сожалению никто так толком и не примет во внимание.


С моей практики, ключевыми моментами успеха сопровождения общего документооборота являются:
1. Создание правильных групп пользователей
2. Создание простой и понятной структуры документооборота
3. Использование версионности документов
4. Настройка авто-оповещений для всех списков
5. Автоматизация процессов назначения прав доступа к объектам данных
6. Краткие инструкции по тому, что и где найти, а не кнопочные курсы подготовки к сертификации
7. Автоматизированный бекап данных с оповещением по почте

Об автоматизации назначений прав доступа к объектам SharePoint (задачи, документы, отчеты) я постараюсь подробно написать в следующей статье блога.

Комментариев нет:

Отправить комментарий